Home Hướng dẫn sử dụng Hướng dẫn cách sử dụng tổng đài ảo Internal

Hướng dẫn cách sử dụng tổng đài ảo Internal

Dịch vụ Tổng Đài Ảo chuyên nghiệp chất lượng cao cung cấp bởi GCloudPBX được rất nhiều khách hàng tin tưởng và lựa chọn. Đăng ký lắp đặt tổng đài ảo GCloudPBX giúp doanh nghiệp của bạn tiết kiệm chi phí lên đến 50%. sử dụng tổng đài ảo thay cho các tổng đài truyền thống đó là giải pháp lý tưởng cho các doanh nghiệp hiện nay.
Sử dụng tổng đài ảo trên Internal như thế nào cho hợp lý? Làm sao có thể cấu hình và kiểm tra thư thoại trên VoiceMail… ? Hôm nay, GCloudPBX sẽ hướng dẫn từng bước cách Sử dụng tổng đài ảo Internal đơn gian, thuận tiện nhất.
Các bạn có thể làm theo các bước sau.
1. Setting
a. Account
– Tại mục này chứa các thông tin kết nối SIP với các thiết bị VoIP
– Name: tên của Intern
– Displayed external Number: chỉnh đầu số muốn sử dụng để gọi ra
– Suppress own Number:
– Domain: địa chỉ IP đăng kí lên hệ thống TĐA
– Authenticating name: tên xác thực phục vụ cho việc đăng kí máy lẻ, mỗi máy lẻ sẽ có 1 tên riêng tự tạo trong hệ thống hoặc có thể tự đặt lại với yêu cầu là phải là tên duy nhất chưa từng xuất hiện trên hệ thống
– Password: mật khẩu xác thực cho máy lẻ, mỗi máy lẻ sẽ có 1 mật khẩu tự tạo trong hệ thống hoặc có thể tự đặt lại với yêu cầu là phải chứa ít nhất 8 kí tự trong đó bao gồm ít nhất 1 chữ cái viết hoa, 1 chữ cái viết thường và số, không chứa các kí tự đặc biệt.
– Language: Ngôn ngữ sử dụng để quản lý account
– Network: địa chỉ IP cho phép sử dụng để đăng kí account (mặc định có thể đăng kí từ bất cứ địa chỉ nào)
– Recording E-mail: địa chỉ email sử dụng để gửi file ghi âm cuộc gọi (phải nhập email vào mới có thể sử dụng tính năng ghi âm cuộc gọi)
– Auto recording: tích vào đây để sử dụng tính năng ghi âm cuộc gọi

b. VoiceMail
– Cấu hình Voicemail cho máy lẻ, để sử dụng được voice mail tích vào Active và ấn Save

– Để thay đổi lới nhắn khi chuyển qua hôp thư thoại, tại mục Greeting tạo mới để có thể upload hoặc thay đổi lời chào cũ.
c. Conferences: Cấu hình conferences cho nhiều người có thể tham gia vào một buổi meeting.
– Vào intern chọn số máy lẻ cần cấu hình conference

– Nhấm Add để tạo một room conference => sẽ xuất hiện box Conference
– Tại box Conference này cần thiết lập những thông số sau:
– Room Number: Tên phòng, vd: 5000
– Start: Setup thời gian để tạo Room conference
– PIN: mật khẩu dùng để tham gia vào Room
– Save để lưu cấu hình
Để một số máy lẻ có thể tham gia vào room conference cần thực hiện như sau:
Bấm *72
Tiếp tục xác nhận mật khẩu bằng cách bấm #
d. Web: Tại mục này admin có thể cấp tài khoản để các user sử dụng intern có thể vào và tự cấu hình riêng cho intern của mình
– Username: tên truy cập
– Password: mật khẩu truy cập tổng đài ảo
– Renew Password: reset password trong lần đầu tiên truy cập
– Email: email gửi lại thông tin mật khẩu trong trường hợp người dùng quên mật khẩu
– Network(s): địa chỉ IP cho phép đăng nhập sử dụng
– Login is blocked: khóa truy cập với tài khoản này
e. Phones
– Sử dụng mục này để lấy cấu hình auto provisioning cho các loại thiết bị IP Phone hoặc Soft phone được hỗ trợ.
– Danh sách các loại IP-Phone được hỗ trợ: Yealink SIP-T19, Yealink SIP-T20, Yealink SIP-T21, Yealink SIP-T42G, Yealink SIP-T46G, Yealink SIP-T48G…
F. Forwards: Chức năng điều hướng cuộc gọi tự động:
– Có 4 trạng thái điều hướng cuộc gọi:
+ Always: Luôn luôn điều hướng cuộc gọi
+ Busy: điều hướng cuộc gọi khi máy bận
+ No respond: điều hướng cuộc gọi khi không có phản hồi
+ Not available: khi không kết nối tới được máy lẻ
– Do not disturb: chức năng chặn cuộc gọi vào
– Reject anonymous call: chặn cuộc gọi từ số không phải trong phonebook hoặc số nội bộ
– Có 3 mục có thể lựa chọn để điều hướng:
      + Number: đầu số này có thể là số di động cá nhân, số máy bàn hoặc số máy lẻ khác
      + Voicemail: điều hướng qua voicemail
     + Announcement: điều hướng qua IVR( đọc hướng dẫn cài IVR trong file đính kèm)

2. Distribution
– Cấu hình các rule để máy lẻ xử lý tự động trong các trường hợp đặc biệt.
– Ví dụ: user muốn trong khoảng thời gian từ 8h sáng đến 10h máy lẻ 11101 sẽ đổ chuông, còn sau đó thì đổ chuông vào máy lẻ 11102
– Các trường hợp này sẽ cấu hình ở trong distribution.

– Để cấu hình 1 distribution ta phải làm như sau:
     + Add 1 Distribution mới -> hiện ra bảng điều khiển
     + Tại đây ta đặt tên cho distribution, chọn đích đến như là number = số điện thoại, Voicemail, Announcement
    + Đặt thời gian delay mặc định là 14s từ khi đổ chuông chỉnh xuống 0s nếu muốn lệnh thực hiện ngay khi bắt máy
    + Other Phones: mặc định khi thực hiện distribution máy lẻ sẽ ngưng đổ chuông, tại đây có thể chọn “cont. ringing” để máy lẻ tiếp tục đổ chuông
    + Call forward: xác định xem có cho phép forward cuộc gọi không
    + State: trạng thái của distribution
    + Schedule: chọn khoảng thời gian mà admin muốn distribution chạy
   + Sau khi thay đổi xong bấm save

3. Voice portal
– Để cấu hình voice portal xem thêm tại phần hướng dẫn tạo IVR tổng đài ảo
4. Dialing Rules
– Blocking international call: chặn cuộc gọi quốc tế
– Blocking national call and allowing mobile call: chặn cuộc gọi cố định chỉ cho phép cuộc gọi di động
– Blocking mobile call and allowing national call: chặn cuộc gọi di động chỉ cho phép gọi cố định

5. Blacklist: Chặn số không mong muốn:
– Điền số điện thoại muốn chặn vào ô sau đó bấm add
– Để xóa số khỏi danh sách bấm vào thùng rác bên cạnh số điện thoại

6. Calls
Thống kê các cuộc gọi của số máy lẻ (bao gồm cả gọi ra và gọi vào)

Dịch vụ tổng đài ảo của GCloud mang đến trải nghiệm nền tảng quản lý và chăm sóc khách hàng. GCloudPBX cung cấp giải pháp liên lạc toàn diện, linh hoạt và tin cậy cho mọi nhu cầu và quy mô của doanh nghiệp. Khởi tạo tổng đài ảo ngay hôm nay để nhận được nhiều ưu đãi nhất.

Mọi chi tiết  về TONG DAI AO xin liên hệ:
Công ty Cổ phần GTC TELECOM
Địa chỉ: Số 49 Trung Kính – Cầu Giấy – Hà Nội
Điện thoại: 024.777.99.777
E- mail: contact@gtctelecom.vn
https://giaiphapcloudpbx.com

KHÁCH HÀNG TIÊU BIỂU

Tích hợp hệ thống CRM

Tích hợp đầu số cố định

Tích hợp đầu số di động