Home Hướng dẫn sử dụng Hướng dẫn cấu hình tổng đài ảo có lời chào (IVR)

Hướng dẫn cấu hình tổng đài ảo có lời chào (IVR)

Bạn thử hình dung xem nếu công ty bạn có khoảng 100 người và 6 phòng ban,… mỗi lần khách hàng gọi đến đều gặp tiếp tân và bạn này phải hỏi lại khách hàng cần gặp ai, bộ phận nào sau đó chuyển máy đến người cần gặp. Thật mất thời gian cho khách hàng và bạn đang tìm cách cấu hình tổng đài ảo với lời chào tự động mà không cần đến IT hỗ trợ, không tốn phí lắp đặt, vận hàng, bảo trì? GCloudPBX giúp bạn Hướng dẫn cấu hình tổng đài ảo hoàn chỉnh với kịch bản có lời chào (IVR) đơn giản nhanh chóng, thuận tiện nhất. Đây là là chức năng cơ bản trên tổng đài ảo giúp cho việc hướng dẫn khách hàng gọi đến tự tao tác bấm phím để kết nối được với người hoặc bộ phận cần gặp.
Hướng dẫn cấu hình tổng đài ảo hoàn chỉnh với kịch bản có lời chào (IVR) đơn giản đây là một luồng và kịch bản IVR đơn giản, để được tư vấn về cấu hình tổng đài ảo và thiết lập kịch bản IVR hãy truy cập https://giaiphapcloudpbx.com hoặc gọi ngay đến tổng đài 024 777 99 777.
Kịch Bản tổng đài: Kịch bản gọi vào tổng đài ảo có lời chào đơn giản, ngắn gọn, dễ hiểu.
1. Cấu hình số nội bộ cho tổng đài ảo:
– Tạo các số nội bộ 501, 502, 503, 504
– Tạo hàng đợi cấu hình và thêm 4 số nội bộ 501, 502, 503, 504 vào hàng đợi.
– Tạo nhóm thư thoại cho số nội bộ 501, 502, 503
– Tạo thông báo trong giờ làm việc. Thông báo ngoài giờ làm việc. Thông báo máy bận.
– Tạo khung thời gian, và tạo điều kiện thời gian.
– Cấu hình khi gọi vào 2 đầu số 19002626 và 024 777 99 777 sẽ chuyển vào hàng đợi.
– Cấu hình gọi ra Mobile (09…) , Hotline (1800-1900), Số bàn.


2. Upload file ghi âm âm lời chào kịch bản
– Upload file ghi âm lên
– Sau khi upload xong có thể bấm nút play để nghe lại file ghi âm
– File ghi âm phải là định dạng .wav hoặc .mp3 mới cho thể sử dụng được
– File ghi âm nên ghi âm dạng mono 16bit file stereo khi up lên sẽ bị convert lại nên chất lượng có thể sẽ bị giảm đi đôi chút
3. Thiết lập lời chào trong giờ làm việc (trừ các ngày nghỉ lễ).
– Chào mừng Quý khách đã gọi đến công ty GCloudPBX. Quý khách vui lòng chờ trong giây lát, cuộc gọi của Quý khách đang được chuyển đến tư vấn viên.
– Cấu hình thời gian làm việc: 8h00 – 12h00 và 13h30 – 17h30 , từ thứ 2 đến thứ 7 hàng tuần (tùy theo giờ làm việc của từng công ty )
4. Lời chào ngoài giờ làm việc.
– Hiện tại đang ngoài giờ làm việc của các tư vấn viên, Quý khách vui lòng truy cập vào website https://giaiphapcloudpbx.com hoặc để lại tin nhắn sau tiếng beep. Xin cảm ơn.
– Ngoài giờ làm việc: Các giờ còn lại ngoài thời gian trên
5. Lời chào máy bận.
– Hiện tại tất cả các tư vấn viên đều bận mong Quý khách vui lòng gọi lại sau.
6. Kịch bản:
Thời gian làm việc của công ty từ 8h00 đến 12h00 và từ 13h30 đến 17h30 từ thứ 2 đến thứ 7.
Trong Thời Gian Làm Việc: Khi khách hàng gọi vào 19002626 hoặc 024 777 99 777 trong giờ làm việc sẽ nghe Lời chào trong giờ làm việc sau khi nghe xong sẽ chuyển vào hàng đợi (hàng đợi sẽ chứa các số nội bộ như 501, 502, 503, 504).
     + Khi gọi vào hàng đợi sẽ đổ chuông xoay vòng các máy. Máy nhánh 501 sẽ đổ chuông trong 15 giây, sau 15 giây máy nhánh 501 không bắt máy sẽ chuyển qua máy nhánh 502, sau 15s máy nhánh 502 không bắt máy sẽ chuyển qua máy nhánh 503, tương tự 15s sau sẽ chuyển qua máy nhánh 504.
     + Hàng đợi có tổng thời gian chời là 1 phút, sau 1 phút mà 4 máy nhánh không máy nào bắt máy sẽ nghe Lời chào máy bận.
Ngoài Thời Gian Làm Việc:
     + Khi khách hàng gọi vào 19002626 hoặc 024 777 99 777 ngoài giờ làm việc sẽ nghe Lời chào ngoài giờ làm việc. Sau khi nghe tiếng beep sẽ bật group thư thoại bao gồn các số 501,502,503. Các số này muốn nghe lại thư thoại nhấn gọi *77 nhập mật khẩu nghe lại thư thoại và làm theo hướng dẫn
     + Ngoài ra quý khách có thể cấu hình đổ trực tiếp từ số máy lẻ của mỗi nhân về có thể đổ về số di động của chính nhân viên đó khi có khách hàng gọi đến ngoài giờ làm việc
Cấu hình tổng đài ảo có lời chào tự động để giải quyết được các vấn đề thời gian, tiết kiệm chi phí, tích hợp tính năng sẵn có trên IVR. Dịch vụ tổng đài ảo giúp doanh nghiệp khai thác dịch vụ này một cách hiệu quả, đảm bảo việc kinh doanh

Quý khách có nhu câu Lắp tổng đài ảo xin liên hệ:
Công ty Cổ phần GTC TELECOM
Địa chỉ: Số 49 Trung Kính – Cầu Giấy – Hà Nội
Điện thoại: 024.777.99.777
E- mail: contact@gtctelecom.vn
https://giaiphapcloudpbx.com

KHÁCH HÀNG TIÊU BIỂU

Tích hợp hệ thống CRM

Tích hợp đầu số cố định

Tích hợp đầu số di động