Home Hướng dẫn sử dụng Hướng dẫn cấu hình lời chào IVR

Hướng dẫn cấu hình lời chào IVR

Hướng dẫn cấu hình lời chào IVR cho tổng đài ảoHiện nay, có nhiều doanh nghiệp đang sử dụng tổng đài ảo Cloud nhưng muốn tự cấu hình lời chào tự động cho doanh nghiệp mình mà không biết làm thế nào. Vậy để để cấu hình lời chào tự động IVR cho doanh nghiệp mình hoàn chỉnh với kịch bản và theo cách của bạn thì trong bài viết này GCloud PBX sẽ Hướng dẫn tạo kịch bản IVR có lời chào cho tổng đài ảo Cloud
Tạo một kịch bản IVR hay cho lời chào tổng đài ảo không quá khó để làm được điều đó. Bạn có thể làm theo các bước hướng dẫn cấu hình tổng đài ảo hoàn chỉnh với kịch bản có lời chào (IVR) của GCloud PBX như sau

Kịch Bản tổng đài: Kịch bản gọi vào tổng đài ảo cloud có lời chào đơn giản
1. Xác định thời gian làm việc (trừ các ngày nghỉ, lễ)
– Cần cài đặt cho hệ thống biết thời gian làm việc và thời gian ngoài gờ làm việc Trong giờ làm việc: 8h00 – 12h00 và 13h30 – 17h30 (tùy theo giờ làm việc của từng công ty. (1) Ngoài giờ làm việc: Các giờ còn lại ngoài thời gian trên. (2)
– Hệ thống sẽ tự động kiểm tra thời gian làm việc đang thuộc trường hợp (1) hay (2) để phát cây IVR phù hợp với nội dung sau:
2. Ngoài giờ làm việc
– Lời chào: Cám ơn quý khách đã gọi điện đến tổng đài của GCloud PBX. Giờ làm việc chính thức của chúng tôi từ 8h00 đến 12h00 và từ 13h00 đến 17h30 các ngày từ thứ 2 đến thứ 6 hàng tuần. Vui lòng để lại lời nhắn sau tiếng bíp hoặc truy cập vào website https://giaiphapcloudpbx.com để được hỗ trợ. Xin chân thành cảm ơn.
3. Lời chào máy bận.
– Hiện tại tất cả các tư vấn viên đều bận mong Quý khách vui lòng gọi lại sau.

Cấu hình lời chào IVR cho tổng đài ảo
4. Kịch bản:
Thời gian làm việc của công ty từ 8h00 đến 12h00 và từ 13h00 đến 17h00 từ thứ 2 đến thứ 6. Thứ 7 làm từ 8h00 đến 12h00.
* Trong giờ làm việc
– Lời chào: Cám ơn quý khách đã gọi điện đến tổng đài của GCloudPBX. Để được hỗ trợ bằng tiếng Việt vui lòng nhấn phím 1, tiếng Anh nhấn phím 2. Sau khi khách hàng thực hiện thao tác theo hướng dẫn sẽ được chuyển tới 1 cây IVR khách với nội dung:
– Để được tư vấn về tổng đài ảo vui lòng nhấn phím 1. Hỗ trợ kỹ thuật nhấn phím 2. Thông tin và khuyến mại nhấn phím 3… Khi khách hàng bấm phím 2 sẽ được chuyển vào hàng đợi (Queue) 2 để chờ được nhân viên (Agent) phục vụ. Lúc này hệ thống sẽ phát tự động câu chào: Xin vui lòng chờ trong giây lát, cuộc gọi của quý khách đang được chuyển đến tư vấn viên. Cuộc gọi của quý khách sẽ được ghi âm nhằm nâng cao chất lượng phục vụ. Xin chân thành cảm ơn.
– Khi vào hàng đợi (Queue): Trước khi gặp các Agent trong Queue, khách hàng sẽ nghe 1 IVR trong lúc chờ.
+ Doanh nghiệp có thể cài đặt cho khách hàng tương tác phím theo hướng dẫn của IVR (trong trường hợp vào nhầm IVR) với nội dung: Nhấn phím 9 để trở về menu chính hoặc nhấn phím 0 để được hỗ trợ ngay (Operator).
+ Trong trường hợp các Agent trong Queue rảnh, đổ chuông đến máy Agent theo cài đặt trong phần mềm tổng đài ảo.
+ Trong trường hợp Agent bận hết sẽ chuyển qua IVR và tương tác theo IVR với nội dung: HIện tất cả các tổng đài viên đều đang bận, quý khách vui lòng giữ máy trong giây lát hoặc nhấn phím 0 để được hỗ trợ ngay.
* Ngoài Thời Gian Làm Việc:
– Khi khách hàng gọi vào 1900 2626 hoặc 024 777 99 777 ngoài giờ làm việc sẽ nghe Lời chào ngoài giờ làm việc. Sau khi nghe tiếng beep sẽ bật group thư thoại bao gồn các số 101,102,103. Các số này muốn nghe lại thư thoại nhấn gọi *97 nhập mật khẩu nghe lại thư thoại và làm theo hướng dẫn.

Cấu hình lời chào tự động IVR
Cấu hình:
Bước 1. Tạo các số nội bộ 101, 102, 103, 104
Bước 2. Tạo hàng đợi cấu hình và thêm 4 số nội bộ 101, 102, 103, 104 vào hàng đợi.
Bước 3. Tạo nhóm thư thoại cho số nội bộ 101,102,103
Bước 4. Tạo thông báo trong giờ làm việc. Thông báo ngoài giờ làm việc. Thông báo máy bận.
Bước 5. Tạo khung thời gian, và tạo điều kiện thời gian.
Bước 6. Cấu hình khi gọi vào 2 đầu số 1900 262602477799777 sẽ chuyển vào hàng đợi.
Bước 7. Cấu hình gọi ra Mobile (09…) , Hotline (1800-1900), Số bàn.

Đây là một luồng và mô hình kịch bản lời chào IVR đơn giản, để được tư vấn về cấu hình tổng đài ảo và thiết lập kịch bản IVR hãy liên hệ trực tiếp tới GCLoud PBX để được hỗ trợ tốt nhất.

Mọi chi tiết  về TONG DAI AO xin liên hệ:
Công ty Cổ phần GTC TELECOM
Địa chỉ: Số 49 Trung Kính – Cầu Giấy – Hà Nội
Điện thoại: 024.777.99.777
E- mail: contact@gtctelecom.vn
https://giaiphapcloudpbx.com

KHÁCH HÀNG TIÊU BIỂU

Tích hợp hệ thống CRM

Tích hợp đầu số cố định

Tích hợp đầu số di động