Hướng dẫn kịch bản tổng đài

Tùy theo nhu cầu sử dụng tổng đài Ảo của mỗi công ty mà khách hàng cung cấp các kịch bản khác nhau. Trong bài viết này GCloud PBX sẽ Hướng dẫn kịch bản tổng đài hoàn chỉnh với kịch bản gọi ra, gọi vào, không có lời chào hoặc kịch bản đã có săn. Kịch bản cấu hình tổng đài ảo hoàn chỉnh với kịch bản có lời chào (IVR) đơn giản. Bạn có thể thực hiện thay đổi lời chào, thay đổi kịch bản, thay đổi đích đến nơi bạn cần.Với kịch bản lời chào tổng đài Ảo Cloud kịch bản tốt chắc hẳn sẽ tạo cảm tình cho khách hàng.
Mặc định kịch bản Isystem sẽ cài đặt cho khách hàng như sau:
– Hướng các cuộc gọi vào số tổng đài sẽ đổ chuông đồng loạt các số máy nhánh.
– Thông tin tài khoản (user và password) của ext để cài đặt số máy nhánh lên (máy tính, di động) toàn bộ sẽ gửi qua email trong hợp đồng.
Sau đây là một số ví dụ về kịch bản cấu hình cho tổng đài:

Hướng dẫn kịch bản tổng đài Ảo đổ chuông

– Lời chào mẫu miễn phí có nội dung: Cám ơn quý khách đã gọi vào tổng đài công ty chúng tôi, vui lòng bấm phím nội bộ cần gặp hoặc bấm phím 0 để được trợ giúp.
     + Lời chào mẫu bạn có thể tham khảo mẫu của một số doanh nghiệp cài lên điện thoại.
– Lời chào mẫu: Cám ơn quý khách đã gọi vào tổng đài công ty chúng tôi, để gặp kinh doanh vui lòng bấm phím 1, để gặp kỹ thuật vui lòng bấm phím 2, hoặc bấm phím 0 để được trợ giúp.
    + Lời chào mẫu bạn có thể tham khảo mẫu của một số doanh nghiệp cài lên điện thoại.
– Kịch bản: File ghi âm lời chào có nội dung: “Cảm ơn quý khách đã gọi đến công ty A, để gặp phòng kinh doanh bấm phím 1, gặp kỹ thuật bấm phím 2, gặp kế toán bấm phím 3, hoặc bấm phím 0 để được hướng dẫn”


  + File ghi âm lời chào có thể dài hay ngắn phụ thuộc vào mỗi doanh nghiệp

Kịch bản lời chào tổng đài Ảo khi gọi vào tổng đài
Trong giờ hành chính:
– Cung cấp họ tên nhân viên / phòng ban / số di động / email. (Thuê bao nhiêu nhân viên cung cấp bấy nhiêu thông tin)
– Đối với email: có thể cung cấp 1 email nhận tất cả tài khoản ext, sau đó chuyển tiếp email lại cho nhân viên.
Phím 1:
– Đỗ chuông phòng ban nào? Hoặc nhân viên nào?
– Hình thức đỗ chuông: Ngẫu nhiên hay đồng loạt ?
– Sau 60s không bắt máy (hay không tín hiệu internet) sẽ đỗ chuông:
   + Phòng ban nào ? hoặc đổ chuông số ext nhân viên nào ? hoặc chuyển tiếp cuộc gọi ra số di động nào?
Phím 2:
– Đỗ chuông phòng ban nào? Hoặc nhân viên nào?
– Hình thức đỗ chuông: Ngẫu nhiên hay đồng loạt ?
– Sau 60s không bắt máy (hay không tín hiệu internet) sẽ đỗ chuông:
+ Phòng ban nào ? hoặc đổ chuông số ext nhân viên nào ? hoặc chuyển tiếp cuộc gọi ra số di động nào?
 Phím 3:
– Đỗ chuông phòng ban nào? Hoặc nhân viên nào?
– Hình thức đỗ chuông: Ngẫu nhiên hay đồng loạt ?
– Sau 60s không bắt máy (hay không tín hiệu internet) sẽ đỗ chuông:
   + Phòng ban nào ? hoặc đổ chuông số ext nhân viên nào ? hoặc chuyển tiếp cuộc gọi ra số di động nào?
Phím 0:
– Đỗ chuông phòng ban nào? Hoặc nhân viên nào?
– Hình thức đỗ chuông: Ngẫu nhiên hay đồng loạt ?
– Sau 60s không bắt máy (hay không tín hiệu internet) sẽ đỗ chuông:
   + Phòng ban nào ? hoặc đổ chuông số ext nhân viên nào ? hoặc chuyển tiếp cuộc gọi ra số di động nào?
Ngoài giờ hành chính:
– Nghe hết lời chào chuyển hết cuộc gọi ra di động số…
– Hoặc gọi vào không nghe lời chào chuyển hết cuộc gọi ra di động số…
Thông tin nhân viên nào được set ext admin:
– Nghe/download file ghi âm cuộc gọi của các ext.
– Báo cáo/thống kê cuộc gọi của các ext
– Được quyền xem, lắng nghe/thì thầm với tất cả các cuộc gọi trên hệ thống tổng đài.

Qua bài viết trên của chúng tôi, Chúng tôi hy vọng quý khách có thể tự cấu hình cài đặt lời chào cho tổng đài của doanh nghiệp mình.


Quý khách có nhu câu Lắp tổng đài ảo xin liên hệ:
Công ty Cổ phần GTC TELECOM
Địa chỉ: Số 49 Trung Kính – Cầu Giấy – Hà Nội
Điện thoại: 024.777.99.777
E- mail: contact@gtctelecom.vn
https://giaiphapcloudpbx.com